Teilnahmebedingungen der bvitg Service GmbH für den DMEA Kongress

Falls Sie auf der DMEA im Rahmen der Veranstaltung „Kongress“ einen Vortrag (im folgenden auch „Beitrag“) halten wollen, müssen Sie sich hierfür vorab über das DMEA-Buchungsportal (im Folgenden „Portal“) bei der bvitg Service GmbH (im Folgenden „bsg“) registrieren und bewerben. Mit Ihrer Registrierung auf dem Portal stimmen Sie diesen Teilnahmebedingungen zu.

1. Bewerbungs- & Registrierungsverfahren über das Portal für den Call for Papers DMEA

1.1 Die Teilnahme am Call for Papers der DMEA ist kostenlos und steht allen Akteurinnen und Akteuren des Gesundheitswesens offen.

1.2 Bewerbungen können ausschließlich über das hierfür vorgesehene Portal eingereicht werden. Eine Einreichung über Dritte oder per E-Mail ist ausgeschlossen.

1.3 Nach der Registrierung im Portal sind alle mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Angaben verpflichtend auszufüllen. Diese Daten werden von der BSG benötigt, um über die Aufnahme des eingereichten Beitrags zu entscheiden und die Durchführung der DMEA sicherzustellen.

1.4. Die BSG prüft eingereichte Beiträge und die jeweiligen Sessionverantwortlichen treffen in Abstimmung die finale Auswahl, welche Beiträge für eine Präsentation auf der DMEA angenommen werden. Die Sessionverantwortlichen tragen dabei die Verantwortung für die Auswahlentscheidung.

1.5. Wir möchten Sie an dieser Stelle darauf hinweisen, dass Ihre Bewerbung, und damit Ihre Daten in unserem Portal gespeichert werden, auch wenn Ihr Beitrag nicht von der BSG angenommen wird. Die BSG nutzt diese Daten für die Planung zukünftiger DMEA-Veranstaltungen etwa, um abgelehnte Bewerber gegebenenfalls für künftige Veranstaltungen anzusprechen. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie die Löschung der von Ihnen eingereichten Bewerbungen oder Ihres gesamten Portal-Nutzerkontos verlangen, indem Sie eine E-Mail an dmea@bvitg.de schreiben. Dies hat keinen Einfluss auf die Übertragung der Nutzungsrechte hinsichtlich bereits gehaltener Vorträge, die unwiderruflich erfolgt (vgl. § 4 dieser Teilnahmebedingungen).

1.6. Sollte Ihr Beitrag von der BSG für das DMEA Programm angenommen worden sein, sind Sie zur Erbringung der in diesen Teilnahmebedingungen spezifizierten Leistungen verpflichtet.

2. Hinweise zur Verwendung und Übermittlung Ihres Beitrags, Fotos & Lebenslaufs

2.1 Als Einreichende/r eines Vortrags haben Sie die Möglichkeit, sich im Rahmen des Call for Papers der DMEA selbst als Speaker zu registrieren. Die Registrierung sowie die Einreichung des Abstracts erfolgen ausschließlich über das Registrierungsportal der BSG.

2.2 Sofern Sie im Rahmen Ihrer Einreichung weitere Personen als Speaker anmelden, werden diese von der BSG automatisch per E-Mail über die Anmeldung informiert. Mit der Anmeldung bestätigen Sie, dass Sie zur Weitergabe der Kontaktdaten der angemeldeten Personen berechtigt sind, diese vorab über die Anmeldung informiert haben und deren Einverständnis zur Weitergabe und Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Call for Papers eingeholt haben. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Durchführung und Organisation des Call for Papers DMEA gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO).

2.4. Im Falle einer erfolgreichen Annahme Ihres Vortrags sind Sie verpflichtet, die finale Fassung Ihrer Präsentation spätestens zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn per E-Mail an dmea@bvitg.de oder patrice.cole@bvitg.de zu übermitteln. Zugelassen sind ausschließlich Präsentationen im Dateiformat PDF oder PowerPoint (.ppt/.pptx).

Mit der Übersendung der finalen Präsentation räumen Sie dem Veranstalter ein einfaches, räumlich und zeitlich beschränktes Nutzungsrecht ein, die Präsentation im Rahmen der Veranstaltung sowie für begleitende organisatorische Zwecke (z. B. Bereitstellung für die Moderation, technische Vorbereitung, Veranstaltungsdokumentation) zu verwenden. Eine weitergehende Nutzung, insbesondere eine Veröffentlichung oder Weitergabe an Dritte, erfolgt nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung.

2.3 Pro Vortrag können maximal bis zu zwei Speaker angemeldet werden, wenn der Vortrag bis zu 15 Minuten dauert. Wird ein Vortrag nur für 10 Minuten angesetzt, ist die Anmeldung eines zweiten Speakers nicht möglich.

2.5 Im Falle einer erfolgreichen Annahme Ihrer Einreichung sind Sie verpflichtet, mit Beginn des Speakermanagements bestimmte personenbezogene Daten (z. B. Foto, Lebenslauf, Social-Media-Profile) über das hierfür vorgesehene Speaker-Portal der Messe Berlin zu übermitteln. Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Übertragung Ihrer Daten das Registrierungsportal der BSG verlassen und ab diesem Zeitpunkt ausschließlich die Teilnahmebedingungen sowie die Datenschutzbestimmungen der Messe Berlin Anwendung finden.

3. Hinweise zur Verwendung Ihrer Präsentation

3.1. Ihre im Rahmen der Veranstaltung gehaltene Präsentation wird nach Abschluss der DMEA für einen Zeitraum von bis zu sechs Wochen im Online-On-Demand-Programm im Bereich Session Review zugänglich gemacht. Der Zugang zu diesem Programm ist ausschließlich Inhaberinnen und Inhabern eines gültigen DMEA-Tickets vorbehalten.

3.2. Das Online-On- Demand Programm ist auf den Website www.plus.dmea.de & www.dmea.de in der DMEA App verfügbar.

3.3. Präsentationen, die im Rahmen des Kongressprogramms gehalten werden, stehen nicht im Nachgang als Download für Dritte zur Verfügung. Etwaige Anfragen zur Weitergabe oder Nutzung solcher Präsentationen sind direkt mit der jeweiligen Referentin bzw. dem jeweiligen Referenten abzustimmen.

4. Verweis zu Bild- und Tonrechten

4.1. Die BSG, der bvitg e. V. sowie die Messe Berlin GmbH sind berechtigt, Veranstaltungen und Vorträge im Rahmen der DMEA ganz oder teilweise in Bild, Ton und Film aufzuzeichnen, zu archivieren und wie folgt zu verwenden:

• Übertragung und Bereitstellung: als Livestream sowie durch öffentliche Bereitstellung zum Abruf (z. B. Download oder Streaming) auf Online-Plattformen der Messe Berlin GmbH und auf der offiziellen DMEA-Website.
• Öffentlichkeitsarbeit: für Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Messe Berlin GmbH, der BSG und des bvitg e. V. im Zusammenhang mit der DMEA (z. B. Website, Social Media, Print- und Onlinemedien).
• Redaktionelle Berichterstattung: im Rahmen eigener Öffentlichkeitsarbeit sowie in Zusammenarbeit mit externen Medien in Print- und Digitalformaten.
• Weitergabe an Medienvertreter: zur journalistischen Berichterstattung über die DMEA.

4.2. Mit Ihrer Teilnahme erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass entsprechende Bild- und Tonaufnahmen erstellt, gespeichert und für die vorgenannten Zwecke genutzt werden dürfen, ohne dass hieraus ein Vergütungsanspruch entsteht. Datenschutz / Persönlichkeitsrechte. Die Aufnahmen können personenbezogene Daten enthalten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit zur DMEA). Verantwortlich für die Datenverarbeitung sind die BSG, der bvitg e. V. sowie die Messe Berlin GmbH. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie weitere Betroffenenrechte nach Art. 15 ff. DSGVO bleiben unberührt.

5. Vergütung

Auf Wunsch erhalten Sie ein kostenfreies Ticket für die DMEA, für die Ihr Beitrag angenommen wurde. Eine darüberhinausgehende Vergütung wird von der bsg nicht geleistet.

6. Absage der Veranstaltung

Bei Schließung/Störung des Veranstaltungsortes oder aus Gründen höherer Gewalt ist die Messe Berlin GmbH berechtigt, eine Veranstaltung abzusagen oder zu verschieben. In diesem Fall informiert Sie die bsg schnellstmöglich.

Ansprüche auf den Ersatz von Auslagen sind im Falle einer rechtzeitigen Veranstaltungsabsage ausgeschlossen. Eine Absage gilt in jedem Fall als rechtzeitig, wenn sie mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung bekanntgegeben wird.

7. Persönliche Verhinderung

Sind Sie am Veranstaltungstag verhindert oder können oder möchten aus anderen Gründen Ihren Programmbeitrag nicht leisten, teilen Sie dies der bsg schnellstmöglich per E-Mail an dmea@bvitg.de mit. Ferner bitten wir Sie, sich in diesem Fall (nach Absprache mit der bsg) um eine Ersatzperson zu bemühen. Die bsg behält sich vor, den Programmbeitrag ausfallen zu lassen, sofern kein adäquater Ersatz gefunden werden kann. Ein Ersatz etwaiger Auslagen wird im Bedarfsfall durch die bsg geprüft.

9. Haftung

9.1. Hinsichtlich Ihres Beitrags, Ihrer Präsentation, Ihres Lebenslaufs und Ihres Fotos stellen Sie die bsg, den bvitg e. V. und die Messe Berlin GmbH von allen Ansprüchen Dritter, die auf einer von Ihnen zu vertretenden Verletzung von Urheberrechten oder anderen Drittrechten beruhen, frei.

9.2. Die bsg haftet unbeschränkt für vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten sowie immer bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, in Fällen der Arglist, bei Übernahme einer Garantie oder bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz.

9.3. Im Falle von einfacher Fahrlässigkeit haftet die bsg nur für die Verletzung von Kardinalpflichten. Bei einer Kardinalpflicht handelt es sich um eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die andere Partei vertrauen darf. Bei fahrlässiger Verletzung einer Kardinalpflicht ist die Haftung der bsg beschränkt auf den Ersatz vorhersehbarer und typischer Schäden.

10. Gerichtsstand und Erfüllungsort, anwendbares Recht

10.1. Als Erfüllungsort und Gerichtsstand wird, soweit gesetzlich zulässig, Berlin vereinbart.

10.2. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts.

11. Schlussbestimmungen

11.1. Sollten einzelne Klauseln dieser allgemeinen Vertragsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder sollte der Vertrag eine Lücke enthalten, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Vertragsklauseln oder Teile dieser Klauseln unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

11.2. Änderungen dieser Teilnahmebedingungen (inklusiver dieser Schriftformklausel) bedürfen der Schriftform.

(Stand: September 2025)